雇用契約書の保存期間は何年？パソコンでの保存も可能？

近年企業でのパワハラや残業問題などが大きくニュースで取り扱われることが非常に多くなっています。

そのため、企業経営者の方は労働法の遵守ということに敏感になっている方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

当記事では、雇用契約書の保存期間等について詳しく解説をしていきます。

雇用契約書の保存期間

現在の労働基準法では109条において「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。」と規定しています。

元々労働基準法109条では、保管期間は五年ではなく三年と規定されていたのが、2020年4月の改正によって五年へと変更されています。

その理由は、退職した労働者に退職金の支払いや未払い賃金がある場合に、それらの支払いを請求することができる権利の消滅時効が民法の改正によって五年とされたことに関係しています。

もっともいきなり五年に延長すると企業側に負担がかかることが考えられたため、実際には経過措置が講じられ、当分の間は三年間とされています。同時に、未払賃金請求権の消滅時効も当分の間三年間とされています（なお、退職金請求権については「当分の間」の規定はなく、原則通り消滅時効は五年間のままです。）。この当分の間の期間がどれくらいになるかは明確にはされていません。

このように雇用契約書については三年間の保存義務が課せられていますが、労働者名簿や賃金台帳などの書類についても同様に三年間保存をしなければならないため、注意が必要です。

この109条の規定に違反した場合には、120条の罰則規定により30万円以下の罰金となります。

労働者名簿や雇入れ、解雇に関する書類についての三年間の起算日は、従業員が退職した日です。

そのため、例えば二十年間雇用された従業員が辞めた場合には、退職日から三年で二十三年間、これらの書類の保存が求められるということになります。

雇用契約書のパソコンでの保存は可能か

現在では様々な書類の電子化やペーパーレス化が進んでおり、企業でも労働関係の書類をパソコンで作成した上で、電子データで保存しているところも非常に増えています。

結論から言うと、書類の電子データでの保存については可能です。

もっとも、電子媒体で保存をする場合には、注意すべき点があります。

電子情報での保存方法については労働基準法上には規定がなく、厚生労働省令の中で要件が示されています。

この要件の概要としては以下のとおりです。

1. 法令で定められた要件を具備し、かつそれを画面上に表示し印字することができること。
2. 労働基準監督官の臨検時等、直ちに必要事項が明らかにされ、提出し得るシステムとなっていること。
3. 誤って消去されないこと。
4. 長期にわたって保存できること。

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里村総合法律事務所では、雇用契約書などの労働関連書類のリーガルチェックをはじめとした、残業代などの賃金問題やパワハラなどに関する労働問題についても専門的に取り扱っておりますので、お困りの方はお気軽にご相談ください。